SISTEM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP BERDASARKAN SISTEM ABJAD

Assalammualaikum wr.wb, saya disini akan menjelaskan tentang sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan sistem abjad.


Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan kode abjad. kode abjad diambil dari huruf pertama, unit pertama pada judul surat. Judul surat dapat berisikan nama orang/organisasi pengirim (jika itu surat masuk) dan kepada siapa surat itu ditujukan (jika itu surat keluar)

Sistem abjad cocok dipergunakan untuk organisasi yang masih kecil dimana volume surat masuk dan surat keluar jumlahnya masih sedikit.

Didalam sistem abjad terdapat berbagai istilah, yaitu :
- Unit : bagian terkecil di suatu nama
- Indeks : tanda pengenal/kata tangkap untuk membedakan surat yang satu dengan yang lainnya
- Daftar indeks : daftar yang memuat kode penyimpanan surat
- Mengindeks : kegiatan menentukan ndeks/tanda pengenal arsip.

Peraturan mengindeks untuk menerapkan sistem abjad yaitu : Nama orang, Nama perusahaan, Nama instansi pemerintah, Nama perhimpunan atau organisasi.

Klasifikasi dalam sistem abjad ada 3 yaitu :

  1. Klasifikasi satu huruf (a-z) : dipergunakan untuk lembaga yang baru saja berdiri. Persiapan cukup dengan satu laci diberi kode a-z, disediakan guide sejumlah 26 dengan kode a-z, dan folder 26 dengan kode a-z.
  2. Klasifikasi dua huruf : Contohnya : a = aa, ab, ac, ad, dst sampai az, b = ba, be, bi, bo, bu, br, bergitu seterusnya sampai abjad z. Fungsi huruf kedua dari kode untuk menentukan surat dalam folder.  Contoh : Sukarsih, Suranto, Suyitno, Santi, Surtini. menjadi Santi, Sukarsih, Suranto, Surtini, Suyitno.

Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam penyimpanan arsip sistem abjad yaitu : 

  1. Filing Cabinet (diberi kode a-z)
  2. Guide (disediakan 26 diberi kode a-z)
  3. Hanging Folder (diberi kode aa,ab,ac,dst)
  4. Alat Sortir, untuk memudahkan menyortir arsip (disiapkan 26 kotak/trap)

Prosedur penyimpanan arsip menurut sistem abjad :
1. Memeriksa berkas apakah terdapat tanda perintah penyimpanan atau tidak, seperti tanda 'File','Simpan','Deep'
2. Mengindeks surat/berkas
3. Mengode surat/berkas, kode abjad diambil dari dua huruf pertama pada unit pertama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal kode ditulis dipojok kanan bawah. Sedangkan penyimpanan secara horizontal kode ditulis dipojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya menggunakan pensil.
4. Menyortir surat yaitu mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu.
5. Menempatkan surat/berkas.

Prosedur penemuan kembali surat menurut sistem abjad :

  1. Menentukan judul surat. Contoh : surat dari PT. Cahaya Gemilang.
  2. Menentukan indeks. Contoh : Cahaya Gemilang PT
  3. Menentukan kode surat. Contoh : Ca
  4. Mencari arsip ditempat penyimpanan. Arsip dicari difiling cabinet pada laci berkode A-D, dibelakang guide C, didalam hanging folder Ca. 

 Sekian dari saya, semoga bermanfaat dan dapat membantu. Bila ada kesalahan saya mohon maaf. Teimakasih

 Wassalammualaikum wr.wb

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Remaja Berkarakter Indonesia

Gambar
M asa remaja adalah masa peralihan dari kanak-kanak menuju dewasa. Pada masa ini, remaja berupaya untuk menemukan identitas dirinya. Masa remaja juga dikenal sebagai masa yang penuh dengan badai dan tekanan, karena remaja secara tidak langsung berhadapan dengan segala perubahan-perubahan yang ada baik dari segi perubahan fisik maupun psikisnya. Jika remaja tidak dapat menerima segala perubahan tersebut, hal ini akan menjadi masalah nantinya. Nah, disini saya akan membahas tentang remaja berkarakter Indonesia. Dijaman yang sangat maju saat ini banyak remaja Indonesia yang melupakan karakternya sebagai bangsa Indonesia. Majunya teknologi dan bebasnya mengakses segala sesuatu di internet membuat mereka lupa akan budayanya. Contohnya, remaja jika disuruh memakai baju adat daerah masing-masing mereka saja sudah jarang yang mau. Ada saja alasannya, entah yang ribet, gatal, bahkan gerah jika memakainya. Diera globalisasi saat ini banyak yang sudah melupakan budaya gotong royong, sal...
Baca selengkapnya

All about BLOG

PENGERTIAN BLOG   Blog merupakan singkatan dari " web log " yang merupakan suatu bentuk  aplikasi web  yang berupa aneka macam tulisan-tulisan (yang dimuat sebagai posting atau artikel-artikel blog) pada sebuah halaman web umum (template blog). Tulisan-tulisan ini seringkali dimuat dalam urut yang terbalik (isi atau postingan yang terbaru ditempatkan lebih dahulu atau pada urutan yang pertama baru kemudian diikuti dengan isi atau postingan yang lebih lama dibuat), meskipun tidak harus selamanya demikian. Situs web seperti ini biasanya dapat diakses oleh semua pengguna internet sesuai dengan topik yang diperlukan dan tujuan dari si pengguna blog tersebut, yang biasanya dengan menuliskan suatu kata tertentu (keyword) pada halaman pencarian Google, Yahoo, Bing atau search engine yang lainnya. SEJARAH BLOG Media blog ini pertama kali dipopulerkan oleh  Blogger.com , yang dimiliki oleh Pyra Labs sebelum pada akhirnya diakuisisi oleh pihak  Google  pada seki...
Baca selengkapnya